LOS FORMULARIOS

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

Veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño.

Para crear un formulario tenemos varías opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:



Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior.

Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos

El asistente para formularios.



En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla



elegimos la distribución de los datos dentro del formulario.



En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para formularios:




Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo



Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

LAS RELACIONES

Veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.

Conceptos básicos sobre relaciones

Bases de datos relacionales.

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla .

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

Tipos de relaciones.

Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.

Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).

Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa

Crear la primera relación.

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos.



Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.

Hacer clic sobre el botón Agregar.

Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.

Hacer clic sobre el botón Cerrar.



Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.



Para crear la relación

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.



Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo

Tamaño del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.


Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)

Los campos Autonumérico son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

MODIFICAR TABLAS DE DATOS

Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición de una tabla como los datos introducidos en ella.

MODIFICAR DISEÑO DE TABLA

*Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.

*Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual

*Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.

Para añadir un nuevo campo,

*ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo, O

*situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo,

*posicionarse en el campo y hacer clic en el botón ELIMINAR de la pestaña Diseño. O

*seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

*Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.

*Por último, guardar la tabla.


Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.

Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual.

Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.

Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.

El registro quedará seleccionado.

Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaña Inicio.

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA

Crear tablas de datos

Crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2007.

Crear una tabla de datos

Hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:



Al igual puedes crear tu tabla en vista diseño y personalizarla a tu gusto.

Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas

Clave Principal

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo




Guardar una Tabla

*Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.
*O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado:
Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar

Cerrar Tabla

Crear, abrir y cerrar una Base de Datos

CONCEPTOS BASÍCOS DE ACCESS

Base de datos: es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.,tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

Tabla de datos: es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.


Consulta: es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Formulario: es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

Informe: es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Página de acceso a datos: es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.

Macro: es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic.

Crear Una Base De Datos

*Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office
*Selecciona la opción Base de datos en blanco.
*A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:


Conceptos básicos de Access:

*Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

Elementos básicos de Access 2007

Elementos básicos de Access 2007: la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven.Basandonos en imagenes.

Pantalla Inicial:



Barra de título:



Barra de Acceso rapido:

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer .

La Banda de Opciones



A*Inicio: Botón de Office, sirve para abrir, guardar, imprimir, y ver todo lo que se puede hacer con el documento.

B* Herramientas de Base de Datos, te permite analizar, mandar a visual Basic, etc

C* Crear, Te permite crear tablas, formularios, importes, entre otros.

O* Inicio, Te permite cambiar fuente, buscar, ver portapapeles, ordenar y filtrar, enriquecer el texto, etc.

X* Datos externos, te permite recopilar, extraer, importar datos.

Barra de Estado